DANH MỤC TÀI LIỆU
Một số đặc tính cơ bản của Google Docs
M t s đ c tính c b n c a Google Docs ố ặ ơ ả
K t ngày Google Docs chính th c đ c công b vào ngày 07 – 07 – ể ừ ượ
2009, b s n ph m các ng d ng văn phòng d a trên n n t ng web đãộ ả
tr i qua nhi u thay đ i, bao g m v ch c năng và giao di n. Chính
sách c i ti n và nâng c p c a Google đ c th c hi n theo cách t t , ế ượ ừ ừ
không v i vã, do v y ng i dùng khó có th nh n bi t đ c nh ng thay ườ ế ượ
đ i này, tr khi h th ng xuyên truy c p ườ Google Blog. Đi u này cũng
không quá ng c nhiên, và cùng v i s xu t hi n g n đây nh t c a d ch ự ấ ệ ầ
v Google Plus, c ng đ ng ng i s d ng đã có thêm nhi u cách th c đ ườ ử ụ
s d ng b s n ph m tr c tuy n c a hãng tìm ki m kh ng l này. Trong ộ ả ế ế
bài vi t d i đây, chúng ta s cùng nhau tìm hi u v m t s đ c tính k ế ướ ề ộ
thu t c b n c a Google Docs. ơ ả
Google Docs ho t đ ng nh th nào?ạ ộ ư ế
V m t b n ch t, t t c chúng ta đ u bi t r ng ế ằ Google Docs là b t h p ộ ổ
các công c x lý d li u văn b n và trình chi u, bao g m:ụ ử ế Document,
Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. B t kỳ văn b n tài li u ả ệ
ho c trình chi u nào đ c t o b ng Google Docs (ho c chuy n đ nh d ng ế ượ ạ
thành Doc) đ u đ c l u tr trên h th ng máy ch c a Google b ng tài ượ ư ủ ủ
kho n c a ng i s d ng. Theo thông tin t trang h tr c a Google, hãng ườ ợ ủ
không gi i h n s l ng văn b n ng i s d ng có th làm vi c v i ố ượ ườ
Google Docs (m c dù v n còn t n t i m t s ộ ố gi i h n nh t đ nh). Bên ớ ạ ấ ị
c nh đó, ng i dùng có th l u tr t i 1GB các đ nh d ng d li u ch a ườ ể ư ớ ị ư
đ c chuy n đ i hoàn toàn mi n phí, và l u l ng th c s Google h tr ượ ư ư ỗ ợ
ng i dùng còn lên t i 10GB (có bao g m cácườ d ch v tr c tuy n có tr ụ ự ế
phí).
Yêu c u k t n i Internet: ế ố
Có 1 đi m mà t t c m i ng i s d ng c n nh , đó là t t c m i ho t ả ọ ườ ả ọ
đ ng, tác v có liên quan đ n Google đ u ph i đ c th c hi n tr c tuy n ế ả ượ ế
– online. Tuy nhiên, s r t nhi u ng i hoài nghi v kh năng làm ch m ẽ ấ ườ
đ ng truy n m ng khi h dùng Google Docs, và s th t đúng là nh v y. ườ ư ậ
Chuy n gì s x y ra khi đ ng truy n k t n i g p v n đ ? Google có c ẽ ả ườ ế ơ
ch t đ ng l u tài lài li u c a ng i dùng, cho nên b n hoàn toàn không ế ự ư ườ
ph i lo v vi c này. ề ệ
Bên c nh đó, Google còn cung c p thêm cho ng i dùng kh năng ho t ườ ả ạ
đ ng Offline qua công c h tr ụ ỗ Gear, nh ng Google đã g b tính năng ư ỡ ỏ
này t tháng 05 -2010, đ n gi n vì hãng mu n t p trung và phát tri n công ơ ố ậ
ngh cho phù h p v i n n t ng HTML5. Tuy nhiên, đo n mã c n thi t ớ ề ế
dành cho các ng d ng này s đ c l u tr tr c ti p trên trình duy t web ẽ ượ ư ế
và luôn đ c c p nh t m i khi máy tính c a b n k t n i Internet.ượ ế ố
Ph n Home chính c a Google Docs v i toàn b l nh, ch c năng c b n đ ộ ệ ơ
thao tác n m t i đây. C t ch c năng n m gi a li t kê toàn b file văn ằ ở ữ
b n và media c a ng i dùng, nh n vào 1 văn b n b t kỳ và Google Docs ườ ả ấ
s t đ ng m thêm 1 tab m i. Chúng ta cũng có th xem nh ng file nh ẽ ự
ch a đ c chuy n đ i đ nh d ng đã đ c l u tr trên tài kho n.ư ượ ượ ư
C t bên trái cho phép ng i dùng l c các file văn b n cho dù b n đã phân ườ ọ
lo i b ng ch c năng Star hay ch a (d a theo th t u tiên – ư ự ư Priority)
ho c b ng Ownership (d a theo ng i t o ra file văn b n đó). Khái ườ ạ
ni m Collection c a Google Docs là nh ng th m c đ c ng i dùng s p ư ụ ượ ườ
x p riêng bi t nh ng file d li u đã đ c l a ch n cùng nhau. Đ t o m i ế ượ ể ạ
Collection, nh n nút Create new và đ t tên theo ý mu n, ki m tra và phân ố ể
lo i nh ng file c n s p x p, sau đó ch n đ ng d n ế ườ Organize phía trên
bên ph i, ho c đ n gi n h n chúng ta có th kéo và th các file t c t gi a ơ ơ ừ ộ
và ph n Collection bên trái.
Còn c t bên ph i hi n th ph n thumbnail nh nh t ng ng c a văn ỏ ươ
b n, nh và video clip chúng ta v a ch n trong c t gi a. Các chi ti t c th ế ụ
c a file đ c l a ch n s hi n th ngay bên d i ph n thumbnail (chúng ta ượ ể ị ướ ầ
có th thêm, xóa b t ho c ch nh s a nh ng thông tin này). ớ ặ
Chia s d li u:ẻ ữ ệ
V i c ch năng đ ng c a ơ ế Google Docs, toàn b tài li u, văn b n c a ả ủ
ng i dùng có th đ c chia s v i nhi u ng i khác nhau. Đ th c hi n, ườ ể ượ ẻ ớ ườ
các b n ch c n đi n đ a ch email t ng ng c a h ho c l a ch n tr c ề ị ươ ứ ọ ặ
ti p t danh sáchế ừ Contacts trong Google, ho c đ n gi n h n, chia s hoàn ặ ơ ơ
toàn văn b n qua ch đ ế ộ Public, qua đó t t c m i ng i đ u có th truy ả ọ ườ ề
c p và s d ng n u có đ ng d n chính xác. Bên c nh đó, nh ng ng i ử ụ ế ườ ườ
đ c b n chia s còn có th tr c ti p thao tác và ch nh s a trên tài li u đó ượ ể ự ế
(ho c ng i dùng gán quy n ch nh s a cho h ). ườ ỉ ử
M t khác, chúng ta có th g i email văn b n d i d ng file đính kèm ngay ể ử ư
bên trong văn b n đang m ho c t trang ặ ừ Home c a Google Docs. Tính
năng này t ra th c s h u ích, và s t t h n n u chúng ta có th đính ẽ ố ơ ế
nhi u file văn b n trong 1 email.ề ả
Revision history:
Đây có l là công c ti n d ng nh t c a Google Docs, ch c năng c th ụ ể
li t kê ho c đ a ra thông tin chi ti t c a nh ng phiên b n tr c c a văn ư ế ủ ướ
b n. Ng i dùng ch c n ch n ngày tháng t ng ng trong danh sách, và ườ ỉ ầ ươ
h th ng s hi n th nh ng s thay đ i t l n ch nh s a g n đây nh t, ví ừ ầ
d trong tài li u text, các n i dung m i thêm vào s đ c đánh d u b ng ẽ ượ
màu xanh lá cây, còn nh ng ph n đã xóa s đ c g ch ngang. ẽ ượ
Tính năng này t ra th c s h u ích trong quá trình giám sát, theo dõi khi có ự ữ
nhi u ng i cùng thao tác trên 1 văn b n, ho c khi b n mu n quay tr l i ườ ở ạ
th i đi m tr c đó c a văn b n.ờ ể ướ
Printing:
Vi c in tài li u t ệ ừ Google Docs có th ph c t p h n quá trình bình th ng. ứ ạ ơ ườ
Khi b n thao tác trên trình duy t Internet Explorer ho c Mozilla Firefox,
khi b n nh n nútạ ấ Print thì file tài li u đó s đ c chuy n đ i đ nh d ng ẽ ượ
thành PDF tr c tiên, sau đó chúng ta s download v máy tính và in nh ướ ẽ ề ư
bình th ng. Còn v i trình duy t Chrome c a Google, khi nh n nút Print ườ ớ
thì 1 trang preview s đ c m thêm, các ph n hi n th , đ nh d ng s ẽ ượ
gi ng y h t v i văn b n sau khi in. M t danh sách nho nh xu t hi n bên ệ ở
trái cho phép ng i dùng ch n máy in t ng ng k t n i t i máy tính, s ườ ươ ế ố ớ
trang và s b n in t ng ng, ch đố ả ươ ế ộ portrait ho c landscape, in đen
tr ng ho c có màu.ắ ặ
Các ng d ng Google Docs:ứ ụ
Toàn b các ng d ng văn phòng này đ u đã tr i qua quá trình th nghi m, ứ ụ
thay đ i, c i ti n, và quá trình trên v n ti p di n, c ng đ ng ng i s ế ế ườ ử
d ng luôn đ c h ng nh ng công ngh và hi n đ i nh t. ượ ưở
Document:
ng d ng x lý văn b n này đ c kh i đ u v i cái tên ượ ở ầ Writely (tr c khi ướ
đ c Google chính th c mua l i), v i toàn b các tính năng c b n nh t. ượ ơ ả
Đ n th i đi m này, công c đã đ c tích h p nhi u tính năng đ nh d ng, ế ờ ể ượ
thay đ i kích th c font, căn l , cách dòng, t o m c l c, danh sách... t ng ướ ụ ụ ươ
t nhự ư Microsoft Word. Và chúng ta có th chèn thêm nh ng đ i t ng h ố ượ
tr vào văn b n nh ph n Header, Footer, b ng cũng nh các công th c ư ầ ư
toán h c, nh, video trình chi u... :ọ ả ế